Automatizácia firemných procesov
Viac vybavených zákazníkov. Menej ručného prepisovania.
Prepojíme dopyty, e-maily, obchod a administratívu, aby váš tím zvládol viac práce bez zbytočného zvyšovania nákladov.
Popíšte nám, čo dnes robíte ručne. Navrhneme prvý proces na automatizáciu, rozsah riešenia a cenu.
Prínos
Rutina zaberie menej času.
Tím zvládne viac.
- 01
Väčšia kapacita tímu.
Rovnaký tím vybaví viac dopytov a zákazníkov, lebo opakované úkony za neho urobí systém.
- 02
Menej prepisovania a chýb.
Údaje zadáte raz a dostanú sa všade, kde ich potrebujete.
- 03
Rýchlejšia reakcia, lepší prehľad.
Zákazník dostane odpoveď skôr a vy vidíte, čo ešte nie je vybavené.
Náš prístup
Automatizácia nenahrádza vašich ľudí. Preberá opakované úkony, aby sa tím mohol venovať zákazníkom, obchodu a odbornej práci.
Oblasti
Čo sa zmení v jednotlivých oblastiach
Pri každej oblasti vidíte, čo dnes robíte ručne, čo po automatizácii urobí systém a čo tým získate.
-
01
Marketing
Ukážka krok za krokom- Dnes ručne
- Kontakty z reklám a formulárov prepisujete do tabuľky a posielate ďalej.
- Po automatizácii
- Kontakty sa zapíšu samy, roztriedia sa podľa záujmu a dostane ich obchodník.
- Prínos
- Žiadny dopyt sa nestratí a obchodník ho má hneď.
-
02
Obchod
- Dnes ručne
- Dopyty hľadáte v e-mailoch a odpovede aj ponuky píšete zakaždým odznova.
- Po automatizácii
- Dopyty sú v jednej evidencii, návrh odpovede aj ponuky je pripravený a systém pripomenie ďalší kontakt.
- Prínos
- Obchodník vybaví viac zákazníkov a na nikoho nezabudne.
-
03
Účtovníctvo
Ako to prebieha- Dnes ručne
- Doklady zbierate z e-mailov a údaje z nich prepisujete.
- Po automatizácii
- Doklady sa zbierajú na jednom mieste, údaje sa vyťažia a podklady sa pripravia na kontrolu účtovníkom.
- Prínos
- Účtovník kontroluje hotové podklady namiesto prepisovania.
-
04
Zákaznícka podpora
- Dnes ručne
- Každú požiadavku triedite sami a na rovnaké otázky odpovedáte stále znova.
- Po automatizácii
- Požiadavky sa roztriedia, na opakujúce sa otázky príde odpoveď a zložitejšie prípady prevezme človek.
- Prínos
- Jednoduché veci sú vybavené rýchlejšie a tím má čas na zložité.
-
06
Vedenie firmy
- Dnes ručne
- Prehľady skladáte z viacerých tabuliek a o nevybavených úlohách sa dozviete neskoro.
- Po automatizácii
- Pravidelný prehľad príde sám a systém upozorní na úlohy, ktoré stoja.
- Prínos
- Viete, kde to viazne, a zasiahnete včas.
Rozhodnutia ostávajú na ľuďoch. Finálnu ponuku, účtovanie či odpoveď na reklamáciu schvaľuje váš tím. Pri každom procese to dohodneme vopred.
Modelový výpočet
Koľko času zaberá jedna opakovaná činnosť?
Zadajte vlastné čísla, napríklad pre prepisovanie dopytov do CRM. Výpočet ukáže ušetrený čas a jeho orientačnú hodnotu.
Čo si môžete prepočítať
- Prepisovanie dopytov z webu a reklám
- Triedenie e-mailov a požiadaviek
- Zbieranie dokladov pre účtovníka
- Skladanie týždenného prehľadu
Čas na kontrolu alebo schválenie, ak ostáva na človeku.
Hrubá mzda s odvodmi zamestnávateľa, prepočítaná na hodinu.
Ušetrený čas
16,7 h mesačne
200 h ročne
Orientačná hodnota uvoľneného času
333 € mesačne
4 000 € ročne
Hodnota ukazuje, koľko dnes stojí čas strávený touto rutinou. Nie je to garantovaná úspora peňazí.
Ako rátame
200 × (6 − 1) min ÷ 60 = 16,7 h
16,7 h × 20 € = 333 €
- Ušetrený čas = počet opakovaní × (minúty ručne − minúty po automatizácii) ÷ 60. Ročná hodnota je mesačná × 12.
- Orientačná hodnota = ušetrený čas × hodinový náklad práce.
- Výpočet nezahŕňa náklady na zavedenie a prevádzku riešenia, preto neukazuje návratnosť. Tú vyčíslime, keď poznáme rozsah riešenia.
- Peňažný prínos závisí od toho, ako uvoľnený čas využijete, napríklad na obsluhu ďalších zákazníkov.
Ukážka procesu
Jeden dopyt
od reklamy po prehľad.
Prejdite si, čo sa deje s novým dopytom. Pri každom kroku vidíte, čo urobí systém a ktorá ručná práca odpadá. Údaje sú vymyslené a nič sa neodosiela.
-
Formulár z reklamnej kampane odoslal nový dopyt. Systém ho prevezme so zdrojom a časom prijatia.
Preberanie dopytov z reklamného účtu a e-mailovej schránky.
-
Overí povinné údaje a tvar e-mailu, porovná kontakt s existujúcimi záznamami a podľa vybranej služby zaradí dopyt do kategórie.
Hľadanie duplicít a triedenie dopytov podľa služby.
-
Vytvorí v CRM kontakt aj obchodný prípad so zdrojom kampane a textom dopytu.
Prepisovanie mena, e-mailu a požiadavky do CRM.
-
Pošle zákazníčke potvrdenie zo schválenej šablóny: čo sa bude diať ďalej a kedy sa jej niekto ozve.
Písanie rovnakého potvrdzujúceho e-mailu stále dookola.
-
Podľa pravidla pridelenia vytvorí úlohu pre zodpovedného obchodníka s termínom a pošle mu upozornenie.
Rozdeľovanie dopytov a pripomínanie kolegom, komu sa treba ozvať.
-
Dopyt sa zobrazí v prehľade so stavom a termínom. Ak úloha nie je splnená včas, systém upozorní vedúceho.
Zisťovanie stavu cez e-maily a ručné skladanie týždenného prehľadu.
- Zdroj
- Reklama · formulár kampane—
- Požiadavka
- „Prosím o cenovú ponuku na vonkajšie žalúzie na 6 okien.“—
- Kontrola
- Údaje úplné · bez duplicityčaká
- Kategória
- Vonkajšie žalúziečaká
- CRM
- Kontakt a obchodný prípad vytvorenéčaká
- Potvrdenie
- Potvrdenie zo šablóny · 8:15čaká
- Zodpovedný
- Martin H. · ozvať sa do konca dňačaká
- Prehľad
- Čaká na prvý kontakt · termín dnesčaká
Nový dopyt z reklamy
Systém
Formulár z reklamnej kampane odoslal nový dopyt. Systém ho prevezme so zdrojom a časom prijatia.
Odpadá ručne
Preberanie dopytov z reklamného účtu a e-mailovej schránky.
Skutočný postup nastavíme podľa vašich nástrojov a procesov.
Účtovné podklady
Systém pripraví podklady.
Účtovník rozhoduje.
Automatizácia účtovníka nenahrádza. Zbiera doklady, načíta údaje a nejasné položky pošle na kontrolu. O zaúčtovaní rozhoduje vždy človek.
- 1Systém
Doklad príde
E-mailom, z portálu dodávateľa alebo do dohodnutého priečinka.
- 2Systém
Údaje sa načítajú
Dodávateľ, dátum, suma, DPH a splatnosť vrátane kontroly duplicít.
- 3Systém
Nejasné položky označí
Chýbajúci údaj, nezvyčajná suma či nový dodávateľ ide na kontrolu.
- 4Človek
Účtovník skontroluje
Potvrdí alebo opraví údaje a rozhodne o zaúčtovaní.
- 5Systém
Podklady sa prenesú
Do účtovného systému, ktorý používate.
Postup
Najprv jeden proces.
Potom ďalšie.
Nezačíname v celej firme naraz. Vyberieme proces s najjasnejším prínosom, overíme ho na skutočných prípadoch a až potom pokračujeme.
- 01
Zmapujeme rutinu
Zistíme, čo sa u vás opakuje, koľko času to zaberá a v akých nástrojoch pracujete.
- 02
Navrhneme prvý proces
Vyberieme ten s najjasnejším prínosom. Dostanete rozsah riešenia a cenu.
- 03
Spustíme pilot
Riešenie beží na skutočných prípadoch pod dohľadom, kým nie je spoľahlivé.
- 04
Vyhodnotíme a pokračujeme
Porovnáme stav pred a po. Podľa dohody sa staráme o údržbu a ďalšie procesy.
Čo vyhodnocujeme
Stav pred zavedením zmeriame ešte pred pilotom.
- Čas na úlohu
- Objem vybavenej práce
- Chybovosť
- Rýchlosť reakcie
Otázky a odpovede
Čo potrebujete vedieť pred začiatkom
Koľko automatizácia stojí?
Závisí od počtu prepájaných nástrojov, objemu práce a potrebnej miery kontroly. Po posúdení procesu dostanete rozsah a cenu vrátane prevádzkových nákladov a prípadnej údržby.
Čo od nás budete potrebovať?
Opis toho, ako proces prebieha dnes, a pár skutočných príkladov. Neskôr prístup k nástrojom v dohodnutom rozsahu. Technické znalosti nepotrebujete.
S akými nástrojmi viete pracovať?
S bežnými firemnými nástrojmi: e-mail, tabuľky, CRM, e-shop, účtovný či fakturačný systém. Či sa dajú prepojiť práve tie vaše, overíme ešte pred návrhom riešenia.
Ako je to s bezpečnosťou a osobnými údajmi?
Údaje spracúvame len v dohodnutom rozsahu a na dohodnutý účel, s čo najmenšími oprávneniami. Vopred vám povieme, ktoré služby s údajmi pracujú, a pri osobných údajoch dohodneme aj podmienky spracúvania. Účty a dáta ostávajú vaše a prístup nám môžete kedykoľvek odobrať.
Čo keď sa náš proces zmení?
Riešenie sa dá upraviť jednorazovo alebo v rámci dohodnutej údržby. Zdokumentujeme ho, aby bolo jasné, čo robí.
Rozhoduje za nás umelá inteligencia?
Nie. Väčšinu krokov riadia pravidlá, ktoré spolu dohodneme. AI pomáha tam, kde treba pracovať s textom, napríklad pri návrhu odpovede. Kde rozhodnutie niečo znamená, potvrdzuje ho človek.
Ako dlho trvá zavedenie?
Závisí od procesu a počtu prepojení, preto pevný termín bez posúdenia nesľubujeme. Začíname jedným procesom, aby ste výsledok videli čo najskôr.
Ďalší krok
Zistiť, čo sa u nás oplatí automatizovať
Popíšte nám, čo dnes robíte ručne. Navrhneme prvý proces na automatizáciu, rozsah riešenia a cenu.
- Stačí opis vlastnými slovami, technickú špecifikáciu nepotrebujeme.
- Ak sa automatizácia pri vašom procese neoplatí, povieme vám to.
- Odoslaním dopytu sa k ničomu nezaväzujete.
- Radšej hovor? Napíšte to do správy, dohodneme termín.
- Radšej e-mail? Napíšte na info@amanivisual.com.
Ďakujeme, dopyt sme prijali.
Ozveme sa e-mailom spravidla do dvoch pracovných dní.