Automatizace firemních procesů
Více vyřízených zákazníků. Méně ručního přepisování.
Propojíme poptávky, e-maily, obchod a administrativu, aby váš tým zvládl víc práce bez zbytečného zvyšování nákladů.
Popište nám, co dnes děláte ručně. Navrhneme první proces k automatizaci, rozsah řešení a cenu.
Přínos
Rutina zabere méně času.
Tým zvládne víc.
- 01
Větší kapacita týmu.
Stejný tým vyřídí víc poptávek a zákazníků, protože opakované úkony za něj udělá systém.
- 02
Méně přepisování a chyb.
Údaje zadáte jednou a dostanou se všude, kde je potřebujete.
- 03
Rychlejší reakce, lepší přehled.
Zákazník dostane odpověď dřív a vy vidíte, co ještě není vyřízené.
Náš přístup
Automatizace nenahrazuje vaše lidi. Přebírá opakované úkony, aby se tým mohl věnovat zákazníkům, obchodu a odborné práci.
Oblasti
Co se změní v jednotlivých oblastech
U každé oblasti vidíte, co dnes děláte ručně, co po automatizaci udělá systém a co tím získáte.
-
01
Marketing
Ukázka krok za krokem- Dnes ručně
- Kontakty z reklam a formulářů přepisujete do tabulky a posíláte dál.
- Po automatizaci
- Kontakty se zapíšou samy, roztřídí se podle zájmu a dostane je obchodník.
- Přínos
- Žádná poptávka se neztratí a obchodník ji má hned.
-
02
Obchod
- Dnes ručně
- Poptávky hledáte v e-mailech a odpovědi i nabídky píšete pokaždé znovu.
- Po automatizaci
- Poptávky jsou v jedné evidenci, návrh odpovědi i nabídky je připravený a systém připomene další kontakt.
- Přínos
- Obchodník vyřídí víc zákazníků a na nikoho nezapomene.
-
03
Účetnictví
Jak to probíhá- Dnes ručně
- Doklady sbíráte z e-mailů a údaje z nich přepisujete.
- Po automatizaci
- Doklady se sbírají na jednom místě, údaje se vytěží a podklady se připraví ke kontrole účetním.
- Přínos
- Účetní kontroluje hotové podklady místo přepisování.
-
04
Zákaznická podpora
- Dnes ručně
- Každý požadavek třídíte sami a na stejné otázky odpovídáte pořád dokola.
- Po automatizaci
- Požadavky se roztřídí, na opakující se otázky přijde odpověď a složitější případy převezme člověk.
- Přínos
- Jednoduché věci jsou vyřízené rychleji a tým má čas na složité.
-
06
Vedení firmy
- Dnes ručně
- Přehledy skládáte z několika tabulek a o nevyřízených úkolech se dozvíte pozdě.
- Po automatizaci
- Pravidelný přehled přijde sám a systém upozorní na úkoly, které stojí.
- Přínos
- Víte, kde to vázne, a zasáhnete včas.
Rozhodnutí zůstávají na lidech. Konečnou nabídku, účtování nebo odpověď na reklamaci schvaluje váš tým. U každého procesu to domluvíme předem.
Modelový výpočet
Kolik času zabírá jedna opakovaná činnost?
Zadejte vlastní čísla, například pro přepisování poptávek do CRM. Výpočet ukáže ušetřený čas a jeho orientační hodnotu.
Co si můžete spočítat
- Přepisování poptávek z webu a reklam
- Třídění e-mailů a požadavků
- Sbírání dokladů pro účetní
- Skládání týdenního přehledu
Čas na kontrolu nebo schválení, pokud zůstává na člověku.
Hrubá mzda s odvody zaměstnavatele, přepočtená na hodinu.
Ušetřený čas
16,7 h měsíčně
200 h ročně
Orientační hodnota uvolněného času
8 333 Kč měsíčně
100 000 Kč ročně
Hodnota ukazuje, kolik dnes stojí čas strávený touto rutinou. Nejde o garantovanou úsporu peněz.
Jak počítáme
200 × (6 − 1) min ÷ 60 = 16,7 h
16,7 h × 500 Kč = 8 333 Kč
- Ušetřený čas = počet opakování × (minuty ručně − minuty po automatizaci) ÷ 60. Roční hodnota je měsíční × 12.
- Orientační hodnota = ušetřený čas × hodinové náklady práce.
- Výpočet nezahrnuje náklady na zavedení a provoz řešení, proto neukazuje návratnost. Tu vyčíslíme, až budeme znát rozsah řešení.
- Peněžní přínos závisí na tom, jak uvolněný čas využijete, například na obsluhu dalších zákazníků.
Ukázka procesu
Jedna poptávka
od reklamy po přehled.
Projděte si, co se děje s novou poptávkou. U každého kroku vidíte, co udělá systém a která ruční práce odpadá. Údaje jsou smyšlené a nic se neodesílá.
-
Formulář z reklamní kampaně odeslal novou poptávku. Systém ji převezme se zdrojem a časem přijetí.
Přebírání poptávek z reklamního účtu a e-mailové schránky.
-
Ověří povinné údaje a tvar e-mailu, porovná kontakt s existujícími záznamy a podle vybrané služby zařadí poptávku do kategorie.
Hledání duplicit a třídění poptávek podle služby.
-
Vytvoří v CRM kontakt i obchodní případ se zdrojem kampaně a textem poptávky.
Přepisování jména, e-mailu a požadavku do CRM.
-
Pošle zákaznici potvrzení ze schválené šablony: co se bude dít dál a kdy se jí někdo ozve.
Psaní stejného potvrzovacího e-mailu pořád dokola.
-
Podle pravidla přidělení vytvoří úkol pro odpovědného obchodníka s termínem a pošle mu upozornění.
Rozdělování poptávek a připomínání kolegům, komu se mají ozvat.
-
Poptávka se zobrazí v přehledu se stavem a termínem. Pokud úkol není splněn včas, systém upozorní vedoucího.
Zjišťování stavu přes e-maily a ruční skládání týdenního přehledu.
- Zdroj
- Reklama · formulář kampaně—
- Požadavek
- „Prosím o cenovou nabídku na venkovní žaluzie na 6 oken.“—
- Kontrola
- Údaje úplné · bez duplicityčeká
- Kategorie
- Venkovní žaluziečeká
- CRM
- Kontakt a obchodní případ vytvořenyčeká
- Potvrzení
- Potvrzení ze šablony · 8:15čeká
- Odpovědný
- Martin H. · ozvat se do konce dnečeká
- Přehled
- Čeká na první kontakt · termín dnesčeká
Nová poptávka z reklamy
Systém
Formulář z reklamní kampaně odeslal novou poptávku. Systém ji převezme se zdrojem a časem přijetí.
Odpadá ručně
Přebírání poptávek z reklamního účtu a e-mailové schránky.
Skutečný postup nastavíme podle vašich nástrojů a procesů.
Účetní podklady
Systém připraví podklady.
Účetní rozhoduje.
Automatizace účetní nenahrazuje. Sbírá doklady, načte údaje a nejasné položky pošle ke kontrole. O zaúčtování rozhoduje vždy člověk.
- 1Systém
Doklad přijde
E-mailem, z portálu dodavatele nebo do dohodnuté složky.
- 2Systém
Údaje se načtou
Dodavatel, datum, částka, DPH a splatnost včetně kontroly duplicit.
- 3Systém
Nejasné položky označí
Chybějící údaj, neobvyklá částka nebo nový dodavatel jde ke kontrole.
- 4Člověk
Účetní zkontroluje
Potvrdí nebo opraví údaje a rozhodne o zaúčtování.
- 5Systém
Podklady se přenesou
Do účetního systému, který používáte.
Postup
Nejdřív jeden proces.
Potom další.
Nezačínáme v celé firmě najednou. Vybereme proces s nejjasnějším přínosem, ověříme ho na skutečných případech a teprve potom pokračujeme.
- 01
Zmapujeme rutinu
Zjistíme, co se u vás opakuje, kolik času to zabírá a v jakých nástrojích pracujete.
- 02
Navrhneme první proces
Vybereme ten s nejjasnějším přínosem. Dostanete rozsah řešení a cenu.
- 03
Spustíme pilot
Řešení běží na skutečných případech pod dohledem, dokud není spolehlivé.
- 04
Vyhodnotíme a pokračujeme
Porovnáme stav před a po. Podle dohody se staráme o údržbu a další procesy.
Co vyhodnocujeme
Stav před zavedením změříme ještě před pilotem.
- Čas na úkol
- Objem vyřízené práce
- Chybovost
- Rychlost reakce
Otázky a odpovědi
Co potřebujete vědět před začátkem
Kolik automatizace stojí?
Záleží na počtu propojovaných nástrojů, objemu práce a potřebné míře kontroly. Po posouzení procesu dostanete rozsah a cenu včetně provozních nákladů a případné údržby.
Co od nás budete potřebovat?
Popis toho, jak proces probíhá dnes, a pár skutečných příkladů. Později přístup k nástrojům v dohodnutém rozsahu. Technické znalosti nepotřebujete.
S jakými nástroji umíte pracovat?
S běžnými firemními nástroji: e-mail, tabulky, CRM, e-shop, účetní nebo fakturační systém. Zda se dají propojit právě ty vaše, ověříme ještě před návrhem řešení.
Jak je to s bezpečností a osobními údaji?
Údaje zpracováváme jen v dohodnutém rozsahu a k dohodnutému účelu, s co nejmenšími oprávněními. Předem vám řekneme, které služby s údaji pracují, a u osobních údajů dohodneme i podmínky zpracování. Účty a data zůstávají vaše a přístup nám můžete kdykoli odebrat.
Co když se náš proces změní?
Řešení lze upravit jednorázově nebo v rámci dohodnuté údržby. Zdokumentujeme ho, aby bylo jasné, co dělá.
Rozhoduje za nás umělá inteligence?
Ne. Většinu kroků řídí pravidla, na kterých se společně dohodneme. AI pomáhá tam, kde je třeba pracovat s textem, například při návrhu odpovědi. Kde rozhodnutí něco znamená, potvrzuje ho člověk.
Jak dlouho trvá zavedení?
Záleží na procesu a počtu propojení, proto pevný termín bez posouzení neslibujeme. Začínáme jedním procesem, abyste výsledek viděli co nejdřív.
Další krok
Zjistit, co se u nás vyplatí automatizovat
Popište nám, co dnes děláte ručně. Navrhneme první proces k automatizaci, rozsah řešení a cenu.
- Stačí popis vlastními slovy, technickou specifikaci nepotřebujeme.
- Pokud se automatizace u vašeho procesu nevyplatí, řekneme vám to.
- Odesláním poptávky se k ničemu nezavazujete.
- Raději hovor? Napište to do zprávy, domluvíme termín.
- Raději e-mail? Napište na info@amanivisual.com.
Děkujeme, poptávku jsme přijali.
Ozveme se e-mailem zpravidla do dvou pracovních dnů.